Na podlagi 14. odstavka 9. člena Zakona o zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št. 16/23; v nadaljevanju: ZZPri) ter 32. člena Statuta SVZ Hrastovec direktorSVZ Hrastovec Aleksander Gungl sprejme
PRAVILNIK O VZPOSTAVITVI NOTRANJE POTI ZA PRIJAVO
1. člen
(splošne določbe)
SVZ Hrastovec z namenom zagotovitve informacije o postopku obravnave notranje prijave po Zakonu zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št. 16/23; v nadaljnjem besedilu: ZZPri), ki mora omogočati popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam zavezanca preprečiti dostop o vsebine prijav, podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva, sprejme Pravilnik o vzpostavitvi notranje poti za prijavo (v nadaljevanju: Pravilnik).
2. člen
(Imenovanje zaupnika)
SVZ Hrastovec imenuje naslednje osebe kot zaupnike za sprejem prijav, in sicer:
- Janjo Širec, kot zaupnico,
- Evo Ornik, kot zaupnico,
- Alenko Stolnik, kot zaupnico.
Zaupniki sprejemajo prijave in jih obravnavajo v skladu z 12. členom ZZPri in tem notranjim aktom. Zaupniki svoje delo organizirajo tako, da se zagotavlja pravočasno izvajanje nalog in nadomeščanje v času odsotnosti.
3. člen
(Imenovanje administrativnega osebja)
Zaupnikom pri delu zagotavlja administrativno pomoč:
- Nataša Repina, vodja glavne pisarne
Administrativni uslužbenec izvaja naloge tudi na področju prejema in evidentiranja notranjih prijav. S prijavami mora ravnati v skladu s 6. in 7. členom ZZPri ter o prejetih prijavah nemudoma obveščati zaupnika.
4. člen
(Prijava in kontaktni podatki za sprejem prijav)
Prijave se podajo praviloma na obrazcu (priloga 2) ter se sprejemajo na naslednje načine in na naslednje naslove:
- na naslovu SVZ Hrastovec, Hrastovec v Slov. goricah 22, 2230 Lenart, s pripisom » Prijava po ZZPri- v roke zaupniku za notranjo prijavo«;
- osebno pri zaupniku po predhodnem naročilu po telefonu ali e-pošti: Janja Širec, finančnik VII/2; Eva Ornik, dipl. med. sestra, Alenka Stolnik, vodja pravne službe
- po e-pošti na službeni naslov zaupnika: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Potrebujete Javascript za pogled.
- preko telefona (02 729 35 14 Janja Širec - pogovor se lahko snema)
5. člen
(Postopek prejema notranje prijave)
Prijavitelj lahko prijavo poda pisno ali ustno (po pošti, telefonu ali osebno).
Kadar prijavitelj prijavo poda osebno ali po telefonu, zaupnik izjavo lahko posname. Pred začetkom snemanja prijavitelja obvesti o snemanju pogovora.
V primeru ustne prijave, ki se ne posname, zaupnik izdela natančen zapis prijave ter ga prijavitelju; pošje v pregled in podpis, če ta to želi in če opredeli, kam naj se pošlje.
6. člen
(Evidentiranje prijave)
Zaupnik (ali pooblaščen administrativni uslužbenec) prijavo evidentira v informacijski sistemi (dokumentni sistem).
Evidenca prejetih prijav (evidenčni podatki) vsebuje naslednje podatke: številka zadeve, datum prejema prijave, delovno področje kršitve, datum potrditve prejema prijave, datum povratne informacije prijavitelju, datum poročila vodstvu.
Podatek o prijavitelju in o povzročitelju kršitve se zabeleži na način, da bo mogoče njegovo poznejše enostavno črtanje oziroma uničenje (npr. v ločen seznam s povezovalnim znakom številke zadeve).
Elektronska prijava s prilogami se hrani v informacijskem sistemu, fizična pa v posebni zaklenjeni omari. Fizična prijava se glede hrambe in ravnanja fizično in tehnično obravnava na način, kot da bi šio za tajni podatek stopnje interno ali poslovno skrivnost.
Po poteku petih let se iz evidence brišejo podatki o prijavitelju in povzročitelju ter vsebina prijave, poročilo vodstvu in evidenčni podatki pa se hranijo 10 let.
7. člen
(Naloge zaupnika in zaščita prijavitelja)
Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik ne sme razkriti identitete prijavitelja, razen pod pogoji iz ZZPri.
Zaupnik ima pri delu dostop do gradiva, relevantnega za obravnavo prijave, zaposleni pa so mu dolžni nuditi pomoč in informacije, potrebne za njegovo delo. Zaupnik podatke, s katerimi se seznani, uporablja le za namene obravnave prijave in odprave kršitve.
Zaupnik opravlja naloge, ki jih določata 10. člen ZZPri, vključno s svetovanjem in pomočjo prijavitelju pred povračilnimi ukrepi, in ta akt.
Prijavitelj lahko zaprosi zaupnika za pojasnila glede zaščite v primeru prepovedanih povračilnih ukrepov, kot je določena v 7. poglavju ZZPri.
8. člen
(Postopek obravnave notranje prijave)
Zaupnik prijave obravnava po vrstnem redu njihovega prejema.
Predhodni preizkus
Zaupnik prijavo preizkusi tako, da preveri, ali so izpolnjene predpostavke iz 5. člena ZZPri. V zvezi s tem v roku sedmih dni izpolni kontrolni seznam iz Priloge 1 tega akta.
Kadar predpostavke nišo podane, zaupnik prijave ne obravnava, prijavitelju pa v sedmih dneh od prejema sporoči, da prijave ne bo sprejel v obravnavo.
Kadar so podane vse predpostavke, zaupnik prijavitelju v sedmih dneh od prejema sporoči, da je prijavo sprejel v obravnavo.
Obvestilo se pošje na naslov ali način, ki ga je navedel prijavitelj, tuđi če gre za anonimno prijavo.
Kadar je že ob sprejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V takem primeru do prijave, niti do postopka obravnave, ne pride.
Obravnava prijave
Zaupnik ima obveznost informiranja prijavitelja glede možnosti notranje ali zunanje prijave in javnega razkritja ter zaščite pred in v primeru povračilnih ukrepov.
Zaupnik prijavo pregleda in ugotovi, katera oseba oziroma notranja organizacijska enota v SVZ Hrastovec je pristojna za odpravo kršitve, na katero se nanaša prijava. Vodjo pristojne enote seznani z opisom prijavljene kršitve ter svojimi predlogi ukrepov. V obvestilu označi, da gre za obravnavo prijave
po ZZPri ter določi rok za povratno informacijo glede izvedenih ali predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper kršitelja.
Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog vodje enote za odpravo kršitve opravi pogovor s prijaviteljem z namenom ugotovitve okoliščin, pomembnih za opredelitev in odpravo kršitve.
9. člen
(Obvestilo vodstvu)
Zaupnik po podaji povratne informacije prijavitelju oziroma najpozneje v enem mesecu pripravi poročilo vodstvu. V poročilu opiše prijavljeno kršitev, predlagane in izvedene ukrepe za njeno odpravo ter oceni tveganje prihodnjih kršitev. V poročilu ne sme navesti podatkov o prijavitelju ali kršitelju.
Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorju pripravi poročilo o prijavi že pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.
10. člen
(Letno poročilo)
Zaupnik do 1. februarja za prejšnje leto pripravi osnutek statističnega poročila z vsebino, ki je v skladu s trinajstim odstavkom 9. člena ZZPri.
11. člen
(Zunanja prijava v primeru neučinkovitosti notranje prijavne poti)
Prijavitelj lahko poda zunanjo prijavo pristojnemu organu za zunanjo prijavo iz 14. člena ZZPri, če meni, da notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati ali da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih ukrepov.
Prijavitelj lahko kršitev javno razkrije pod pogoji iz ZZPri.
12. člen
(Informiranje zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca)
Zaupnik pripravi in posodablja vsebino spletne strani iz dvanajstega odstavka 9. člena ZZPri.
Vsebine se objavijo na spletnih straneh na naslovu www.hrastovec.org
13. člen
(Posodabljanje dokumenta)
Spremembe in dopolnitve tega pravilnika se sprejmejo na enak način kot pravilnik.
14. člen
(Začetek veljavnosti in objava)
Pravilnik začne veljati 23. 5. 2023, z dnem objave na oglasni deski zavoda.
Številka: 0070-0001-2023
Datum: 22.05.2023
Aleksander Gungl,
direktor SVZ Hrastovec
Priloga 1
Kontrolni seznam za predhodni preizkus prijave
1. Prijavitelj je fizična oseba.
2. Prijavitelj je zaposlen v SVZ Hrastovec oziroma je prostovoljec, pripravnik, vajenec, pogodbeni delavec, student, sodeluje v razpisnih postopkih v vlogi kandidata, opravlja funkcijo, je član nadzornega ali upravnega organa SVZ Hrastovec, oziroma drugače sodeluje v dejavnosti pravne ali fizične osebe, ki jo izvajajo samozaposlene osebe na podlagi pogodbe, ali dela pod nadzorom in vodstvom zunanjih izvajalcev, podizvajalcev ali dobaviteljev, ne glede na plačilo in ne glede na to, ali se je razmerje že končalo ali se sele vzpostavlja s postopkom zaposlovanja ali pogajanji pred podpisom pogodbe.
3. Prijavitelj prijavlja kršitev oziroma sum o dejanski ali morebitni kršitvi predpisov, ki se je ali se bo zelo verjetno zgodila v organizaciji.
4. Domnevna kršitev se je zgodila v SVZ Hrastovec ali v povezavi z delovanjem SVZ Hrastovec.
5. Prijava ni očitno neutemeljena.
6. Prijavljena kršitev še traja oziroma je prenehala pred manj kot dvema letoma.
Priloga 2 obrazec - pdf
Pravilnik o vzpostavitvi notranje poti za prijavo - pdf
Notranja prijava kršitev in zaščita prijavitelja po Zakonu o zaščiti prijaviteljev
OBRAZEC- notranja prijava
